Budgets – Achats – Inventaire
Codes Barres – Suivi du parc matériel
NBS est un logiciel modulaire qui permet de gérer les budgets, les achats, le parc matériel et les inventaires pour les entreprises.
Grâce à NBS, facilitez le travail de vos collaborateurs, répertoriez vos équipements, vos matériels et suivez vos achats en temps réel.
CAS D’UTILISATION
Vous avez confié des équipements à vos employés en télétravail ?
NBS permet de suivre les appareils et d’avoir un inventaire permanent.
Vous avez trop de classeurs papiers ?
Retrouvez tout sur NBS et éditez facilement des rapports pour votre expert comptable.
NBS est un outil de travail collaboratif particulièrement efficace et bien adapté aux entreprises de taille moyenne.
NBS accélère les traitements administratifs en évitant les saisies multiples. Avec une base de donnée commune, NBS simplifie les échanges d’informations, entre la Direction, les Services Administratifs (comptabilité / achats…) et les Services Techniques.
MODULE DE BUDGET ET D’ACHATS
MODULE DE GESTION DES MATÉRIELS
L’application Mobile – NBS SMART
Grâce à la version NBS Smart, vos équipes mobiles peuvent accéder rapidement à la base de données centrale, afin de réaliser les inventaires, scanner les matériels et gérer les changements, simplement avec leur SmartPhone. Les fonctionnalités de NBS le rapprochent d’outils bien plus volumineux, tout en conservant une simplicité d’utilisation caractéristique des développements de NeoGroupe. NBS fonctionne sous Windows, tablettes, SmartPhones et certaines fonctions sont disponible en HTML.
fonctionnalité de NBS
BUDGETS
- Budgets par chantier ou projet
- En-cours de budget détaillés (Budget / autorisé / facturé / restant / réestimé) par année.
- Vision des consommations budgétaires avec liste de toutes les demandes d’achat imputées sur un budget et liste des lignes restant à commander en temps réel.
- Totaux budgétaires disponibles instantanément.
- Création et définition rapide des budgets.
- Assistance à la création de lignes budgétaires (duplication et réutilisation de lignes de parc)
- Création de demandes d’achat à partir de lignes budgétaires.
- Budgets acceptant des lignes de plusieurs demandeurs.
- Validation de budgets par la direction avant utilisation (validation partielle possible).
- Filtrage de la liste des budgets par année.
- Filtrage des lignes budgétaires par demandeur.
ACHATS
- Réduction constatée du cycle d’approbation des achats de 3 semaines à 1.5 jours en moyenne.
- Cycle d’autorisation des achats paramétrable: création, transmission au contrôle de gestion, puis à la comptabilité, ensuite au management et finalement à la présidence en cas de dépassement de budget.
- Module html disponible en cas de parc hétérogène (PC / Mac / Pocket PC, téléphones mobiles..)
- Filtrage des demandes en fonction de l’utilisateur et de ses droits.
- Filtrage possible par fournisseur / date / état / demandeur / destinataire
- Création de demandes d’achat avec adjonction des devis fournisseurs et renseignements détaillés sur l’action d’achat (propriétaire / site / fournisseur / délais / objet / précisions…)
- Système d’alertes par email sur changement d’état.
- Imputations budgétaires et analytiques
- Assignation aux emplacements
- Approbation (complète ou partielle) ou rejet possibles à n’importe quel stade.
- Demande de précisions possibles à n’importe quel stade.
- Transmission automatique à la présidence en cas de dépassement de l’un des budgets.
- Visualisation instantanée de l’état des budgets affectés permettant la prise de décision (avec état du budget avant / après)
- Suivi de la facturation reçue
- Recyclage d’une demande d’achat en cas d’annulation ou de rejet
- Génération automatique du bon de commande à partir des éléments saisis
- Saisie unique des informations de la demande d’achat à la commande et ensuite au suivi dans le parc matériel et / ou les documents administratifs.
- Transfert automatique des éléments commandés dans le parc matériel (avec création de fiches)
PARC MATÉRIEL
- INVENTAIRES par site / emplacement sans préparation, par lecteur de codes barres Bluetooth.
- Transfert automatique des éléments commandés dans le parc matériel.
- Création de fiches sur scan de code barres inconnu.
- Création de fiches manuelles avec pré-remplissage des défauts (saisie du descriptif uniquement)
- Duplication de fiches (avec saisie ou scan uniquement des numéros de série)
- Filtrage des articles selon de nombreux critères, y compris sur la présence d’un type d’historique sur une période : Site / Emplacement / Propriétaire / Marque / Fournisseur etc.
- Recherches possibles sur n’importe quel champ de la sélection.
- Gestion des sous-ensembles (code barres sur chacun des éléments). Une machine peut être composée de plusieurs éléments. Ajout par simple scan.
- Gestion des matériels sérialisés
- Création de codes barres autonomes (utilisation possible soit avec des étiquettes pré-imprimées, soit imprimées par NBS, soit les deux)
- Plus de 120 champs disponibles Champs financiers / comptables / techniques / prêts / locations / etc.
- Historiques des modification et événements sur l’article.
- Gestion des documents attachés à chaque article (factures, configurations, manuels..) avec possibilité de scanner directement un document à partir de NBS.
- Modifications des fiches en cascade sur les composants d’un article.
- Notifications par email
- Gestion des détenteurs / propriétaires / catégorie / marques / emplacements / fournisseurs / état courant / types d’historique.
- Vision du stock (totalisation)
- Impressions de codes barres sur liste d’articles ou article avec logo & numéro de série.
- Impression d’une fiche « machine » et de ses composants.
- Historiques automatiques sur changement de valeur de champ
- Modifications en masse sur des listes d’articles.
NBS accélère les traitements en évitant les saisies multiples. Avec une
base de données commune, NBS facilite l’échange d’informations entre la
Direction, la Comptabilité et les Services Techniques.
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